Vikings Philippines là một tập đoàn nhà hàng nổi bật tại Philippines, được biết đến với mô hình buffet cao cấp nhưng vẫn giữ mức giá dễ tiếp cận. Từ cửa hàng đầu tiên khai trương năm 2011 tại SM Mall of Asia, Vikings đã mở rộng thành một hệ thống lớn với nhiều thương hiệu ẩm thực khác nhau.
Khi quy mô phát triển lên 18 thương hiệu, 68 chi nhánh và hơn 3.000 nhân viên, bài toán vận hành của Vikings không còn đơn giản là quản lý từng nhà hàng riêng lẻ. Doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng đều, kiểm soát doanh thu hằng ngày, duy trì kết nối nội bộ và mở rộng chi nhánh mới một cách hiệu quả.
Để giải quyết những thách thức này, Vikings Philippines lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành, tập trung dữ liệu, cải thiện phê duyệt, tăng tốc báo cáo và kết nối đội ngũ từ trụ sở đến từng chi nhánh.
Thách thức: Mở rộng nhanh nhưng vẫn phải giữ tiêu chuẩn đồng nhất
Với ngành nhà hàng, trải nghiệm khách hàng phụ thuộc rất nhiều vào sự nhất quán. Một chi nhánh cần đảm bảo món ăn, dịch vụ, không gian, vệ sinh và quy trình vận hành đạt đúng tiêu chuẩn thương hiệu mỗi ngày.
Đối với Vikings Philippines, thách thức này lớn hơn vì doanh nghiệp không chỉ quản lý một thương hiệu, mà là nhiều mô hình nhà hàng khác nhau. Mỗi thương hiệu có quy trình riêng, tiêu chuẩn riêng và cách vận hành riêng.
Trước khi sử dụng Lark Suite, nhiều quy trình vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, hình ảnh gửi qua ứng dụng chat cá nhân và file Excel. Cách làm này khiến trụ sở mất nhiều thời gian để kiểm tra dữ liệu, tổng hợp báo cáo và theo dõi tình trạng thực tế tại từng chi nhánh.
Khi số lượng nhà hàng tăng nhanh, các công cụ rời rạc không còn đủ hiệu quả. Vikings cần một hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn linh hoạt theo từng thương hiệu.
Số hóa checklist vận hành với Lark Base
Trước đây, mỗi chi nhánh của Vikings sử dụng checklist mở cửa và đóng cửa riêng. Quản lý chi nhánh sẽ đánh dấu trên giấy, chụp ảnh checklist đã hoàn thành và gửi về trụ sở qua ứng dụng chat.
Cách làm này gây nhiều khó khăn cho đội ngũ tại trụ sở. Họ phải kiểm tra hàng loạt ảnh từ nhiều chi nhánh, lưu lại thông tin thủ công và đối chiếu xem từng điểm bán có thực hiện đúng tiêu chuẩn hay không.
Với Lark Base, Vikings đã chuyển checklist vận hành thành biểu mẫu trực tuyến. Nhân viên tuyến đầu có thể gửi checklist trực tiếp bằng điện thoại. Dữ liệu sau đó tự động được ghi nhận vào bảng Base tương ứng với từng thương hiệu.
Nhờ đó, trụ sở có thể xem toàn bộ dữ liệu checklist trong một giao diện tập trung. Việc kiểm tra tiêu chuẩn vận hành trở nên nhanh hơn, rõ ràng hơn và ít phụ thuộc vào trao đổi thủ công.
Quản lý bảo trì và sự cố tập trung hơn
Ngoài checklist hằng ngày, các yêu cầu bảo trì cũng là một phần quan trọng trong vận hành nhà hàng. Nếu thiết bị hỏng, khu vực dịch vụ gặp vấn đề hoặc chi nhánh cần hỗ trợ kỹ thuật, đội ngũ vận hành phải phản hồi nhanh để không ảnh hưởng đến khách hàng.
Trước đây, quản lý chi nhánh thường ghi nhận sự cố vào sổ, chụp ảnh và gửi cho đội ngũ vận hành tại trụ sở. Sau đó, trụ sở phải tổng hợp thông tin từ các đoạn chat cá nhân, liên hệ người phụ trách hoặc nhà thầu, rồi cập nhật lại cho chi nhánh.
Với Lark Base, Vikings có thể tập trung toàn bộ yêu cầu bảo trì vào một hệ thống chung. Khi một chi nhánh báo cáo sự cố, đội ngũ trụ sở có thể nhìn thấy thông tin ngay, phân công người xử lý phù hợp và theo dõi trạng thái đến khi hoàn tất.
Việc số hóa quy trình giúp Vikings tiết kiệm tới 70% thời gian cho cả đội ngũ chi nhánh và trụ sở. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể duy trì chất lượng dịch vụ ổn định hơn khi các vấn đề vận hành được ghi nhận và xử lý minh bạch.
Tăng tốc phê duyệt với Lark Approval
Trong vận hành nhà hàng, các chi nhánh thường cần mua nguyên vật liệu, thiết bị hoặc các vật dụng phục vụ hoạt động hằng ngày. Những yêu cầu này cần được trụ sở xem xét và phê duyệt theo đúng quy định.
Trước khi dùng Lark, nhiều yêu cầu phê duyệt của Vikings được gửi bằng giấy hoặc ảnh chụp. Đội ngũ kiểm toán phải ký xác nhận, gửi lại cho chi nhánh và nhập dữ liệu thủ công vào Excel để lưu trữ.
Cách làm này tốn thời gian và dễ thiếu minh bạch. Người gửi yêu cầu có thể không biết hồ sơ đang ở bước nào, ai đang xử lý và khi nào có kết quả.
Với Lark Approval, Vikings xây dựng luồng phê duyệt thông minh dựa trên các yếu tố như thương hiệu, chi nhánh, loại vật phẩm và giá trị tiền tệ. Khi quản lý chi nhánh gửi yêu cầu qua điện thoại, hệ thống tự động chuyển đến đúng người phê duyệt.
Người gửi cũng có thể theo dõi trạng thái phê duyệt theo thời gian thực. Điều này giúp quy trình trở nên rõ ràng hơn, giảm thời gian chờ và hạn chế việc yêu cầu bị thất lạc trong tin nhắn cá nhân.
Theo dõi doanh thu hằng ngày hiệu quả hơn
Với 68 chi nhánh, việc nắm bắt tình hình doanh thu mỗi ngày là nhiệm vụ quan trọng của Vikings. Ban lãnh đạo cần biết từng thương hiệu và từng chi nhánh đang hoạt động ra sao để đưa ra quyết định kịp thời.
Trước đây, đội ngũ kiểm toán phải tổng hợp báo cáo doanh thu hằng ngày từ ảnh hoặc file do các chi nhánh gửi về. Họ mất nhiều thời gian để nhập liệu, kiểm tra lỗi và đối chiếu số liệu với tài khoản ngân hàng.
Sau khi triển khai Lark Base, các quản lý chi nhánh có thể gửi báo cáo doanh thu qua biểu mẫu trực tuyến. Dữ liệu tự động được đưa vào Base, giúp đội ngũ kiểm toán không cần nhập lại thủ công.
Nhờ quy trình mới, hiệu suất của đội ngũ kiểm toán được tăng gấp đôi. Việc đối chiếu báo cáo doanh thu hằng ngày của hơn 60 chi nhánh chỉ còn mất khoảng 2 giờ.
Biến dữ liệu doanh thu thành insight vận hành
Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, Lark Base còn giúp Vikings tạo ra nhiều góc nhìn dữ liệu hữu ích hơn. Thay vì chỉ lưu báo cáo doanh thu dưới dạng file rời rạc, dữ liệu có thể được tổng hợp, lọc và phân tích theo thương hiệu hoặc chi nhánh.
Khả năng phân quyền chi tiết của Lark cũng giúp Vikings kiểm soát ai được xem dữ liệu nào. Báo cáo tổng hợp có thể được chia sẻ chọn lọc theo thương hiệu, chi nhánh hoặc cấp quản lý phù hợp.
Điều này giúp dữ liệu doanh thu không chỉ phục vụ ghi nhận nội bộ, mà còn hỗ trợ ra quyết định. Ban lãnh đạo có thể nhìn rõ xu hướng, phát hiện biến động và hành động nhanh hơn khi cần.
Kết nối hơn 3.000 nhân viên với Lark Messenger và Lark Moments
Khi doanh nghiệp mở rộng, việc tạo sự gắn kết giữa nhân viên tại trụ sở, chi nhánh và đội ngũ tuyến đầu trở nên khó khăn hơn. Trước đây, Vikings sử dụng nhiều ứng dụng chat khác nhau cho các nhóm nhân viên khác nhau.
Điều này khiến giao tiếp nội bộ bị phân tán. Nhân viên ở các chi nhánh có thể cảm thấy tách biệt với trụ sở, còn thông tin chung của công ty không phải lúc nào cũng đến được mọi người một cách đồng bộ.
Với Lark Messenger, Vikings tập trung giao tiếp nội bộ vào một nền tảng chung. Từ trụ sở đến các chi nhánh, nhân viên có thể trao đổi công việc, nhận thông báo và phối hợp dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, Lark Moments được sử dụng như một “hành lang kỹ thuật số” của công ty. Đây là nơi nhân viên chia sẻ sinh nhật, thành tích, hoạt động nội bộ và các khoảnh khắc đáng nhớ. Nhờ vậy, Vikings xây dựng được cảm giác cộng đồng mạnh hơn giữa hơn 3.000 nhân viên.
Mở rộng chi nhánh nhanh hơn với Lark Base
Ngoài việc quản lý các chi nhánh hiện có, Vikings Philippines còn liên tục mở rộng. Mỗi dự án mở cửa hàng mới cần sự phối hợp giữa nhiều bên như quản lý dự án, đội xây dựng, thiết kế nội thất, quản lý chi nhánh, kiểm toán và các phòng ban tại trụ sở.
Trước đây, nhóm dự án thường dùng Excel để ghi nhận nhiệm vụ và cập nhật tiến độ. Tuy nhiên, họ vẫn phải dùng ứng dụng chat để nhắc người phụ trách phản hồi, kiểm tra trạng thái và cập nhật dữ liệu thủ công.
Cách làm này khiến quản lý dự án mất nhiều thời gian mỗi ngày chỉ để theo dõi tiến độ. Ban lãnh đạo cũng khó có được cái nhìn tổng quan về tình trạng dự án, các nhiệm vụ đang chậm, ngân sách đã sử dụng hoặc những điểm nghẽn cần xử lý.
Sau khi dùng Lark Base, Vikings có thể theo dõi dự án mở chi nhánh mới trong một hệ thống trực quan hơn. Nhóm dự án có thể tạo biểu đồ Gantt, timeline và thiết lập tự động hóa để nhắc việc hoặc cập nhật trạng thái.
Nhờ đó, đội ngũ tiết kiệm được khoảng 40% thời gian trong việc theo dõi dự án mở cửa hàng mới. Các nhà quản lý cũng dễ nhìn thấy rủi ro, phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và tác động của việc chậm tiến độ.
Kết quả: Vận hành minh bạch và nhất quán hơn trên toàn hệ thống
Sau khi triển khai Lark Suite, Vikings Philippines đã cải thiện nhiều điểm quan trọng trong vận hành. Checklist hằng ngày được số hóa. Yêu cầu bảo trì được quản lý tập trung. Phê duyệt mua sắm được tự động chuyển đến đúng người. Báo cáo doanh thu được nhập qua biểu mẫu trực tuyến. Dự án mở chi nhánh mới được theo dõi bằng dashboard và timeline.
Những thay đổi này giúp Vikings giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ, ảnh chụp và tin nhắn cá nhân. Trụ sở có thể theo dõi tình hình thực tế của từng thương hiệu và từng chi nhánh dễ hơn.
Quan trọng hơn, Lark giúp Vikings duy trì tiêu chuẩn dịch vụ đồng nhất trong khi vẫn mở rộng quy mô. Đây là yếu tố cốt lõi với một tập đoàn nhà hàng đang quản lý nhiều thương hiệu và nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.
Bài học cho doanh nghiệp F&B và chuỗi nhà hàng
Câu chuyện của Vikings Philippines cho thấy các doanh nghiệp F&B không chỉ cần công cụ giao tiếp. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối đội ngũ tuyến đầu, trụ sở, dữ liệu vận hành, phê duyệt và quản lý dự án.
Lark Suite phù hợp với các chuỗi nhà hàng, bán lẻ và dịch vụ có nhiều chi nhánh. Nền tảng này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn linh hoạt theo từng thương hiệu, từng địa điểm và từng loại công việc.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang vận hành nhiều cửa hàng hoặc nhiều chi nhánh, đây là một ví dụ thực tế về cách số hóa vận hành mà không làm mất đi sự linh hoạt. Khi dữ liệu được tập trung và quy trình được minh bạch, doanh nghiệp có thể mở rộng nhanh hơn nhưng vẫn kiểm soát chất lượng tốt hơn.
Kết luận
Vikings Philippines đã sử dụng Lark Suite để quản lý hệ thống 18 thương hiệu, 68 chi nhánh và hơn 3.000 nhân viên một cách hiệu quả hơn. Từ checklist vận hành, bảo trì, phê duyệt, báo cáo doanh thu đến mở cửa hàng mới, Lark giúp doanh nghiệp đưa các quy trình quan trọng vào một nền tảng thống nhất.
Câu chuyện này cho thấy chuyển đổi số trong ngành F&B không chỉ nằm ở việc thay thế giấy tờ bằng phần mềm. Giá trị thực sự đến từ việc tạo ra một hệ thống vận hành minh bạch, nơi trụ sở và chi nhánh cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu chung.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Vikings Philippines như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp F&B có thể tăng tốc vận hành, nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ và mở rộng quy mô bền vững hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
