UIN SUSKA Riau duy trì học trực tuyến trong khủng hoảng khói mù với Lark Suite

UIN Sultan Syarif Kasim Riau là một trường đại học công lập tại Pekanbaru, Riau, Indonesia. Trường được thành lập vào ngày 4 tháng 1 năm 2005 và trước đó có tên là IAIN Sultan Syarif Kasim Riau. Với quy mô hơn 30.000 sinh viên và 9 khoa, UIN SUSKA Riau cần một hệ thống học tập đủ linh hoạt để duy trì hoạt động giáo dục trong các tình huống gián đoạn.

Năm 2019, thành phố Pekanbaru chịu ảnh hưởng nghiêm trọng bởi khói mù. Chỉ số ô nhiễm tại khu vực này có thời điểm đạt mức rất cao, khiến nhiều trường học và doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động trực tiếp. Trong bối cảnh đó, giảng viên và sinh viên của UIN SUSKA Riau cần một giải pháp giúp lớp học tiếp tục diễn ra mà không phụ thuộc hoàn toàn vào việc gặp mặt tại trường.

Để giải quyết thách thức này, UIN SUSKA Riau lựa chọn Lark Suite như một nền tảng học tập và cộng tác all-in-one. Lark giúp nhà trường kết nối giảng viên với sinh viên, tập trung tài liệu học tập, hỗ trợ học trực tuyến và duy trì tiến độ bài tập trong giai đoạn khủng hoảng môi trường.

Thách thức: Khói mù khiến lớp học trực tiếp bị gián đoạn

Vào tháng 9 năm 2019, khói mù tại Pekanbaru đã ảnh hưởng mạnh đến đời sống và hoạt động giáo dục trong khu vực. Khi điều kiện môi trường không đảm bảo, nhiều sinh viên không thể đến lớp trực tiếp như bình thường.

Đối với một trường đại học có quy mô lớn, việc gián đoạn lớp học không chỉ làm chậm tiến độ giảng dạy. Nó còn ảnh hưởng đến bài tập nhóm, lịch học, trao đổi giữa sinh viên và giảng viên, cũng như khả năng tiếp cận tài liệu học tập.

Trong bối cảnh đó, UIN SUSKA Riau cần nhanh chóng tìm một giải pháp học tập online. Giải pháp này phải đủ đơn giản để sinh viên có thể sử dụng ngay, nhưng cũng đủ đầy đủ để hỗ trợ giao tiếp, tài liệu, họp trực tuyến và cộng tác nhóm.

Công cụ cũ chưa đủ để hỗ trợ học trực tuyến

Trước khi sử dụng Lark Suite, hệ thống giao tiếp giữa giảng viên và sinh viên còn khá cơ bản. Các ứng dụng nhắn tin có thể giúp trao đổi nhanh, nhưng chưa đủ để tạo ra một môi trường học tập hoàn chỉnh.

Tài liệu, ghi chú, đoạn chat và bài tập không được tập trung trong cùng một nơi. Sinh viên có thể phải mất nhiều thời gian để tìm lại tài liệu học, kiểm tra thông báo hoặc sắp xếp lịch làm việc nhóm.

Điều này đặc biệt khó khăn khi lớp học phải chuyển sang online trong thời gian ngắn. Nếu mỗi nhóm dùng một công cụ riêng, việc theo dõi bài học và phối hợp giữa sinh viên sẽ trở nên thiếu nhất quán.

Với UIN SUSKA Riau, nhu cầu lúc này không chỉ là một ứng dụng nhắn tin. Nhà trường cần một nền tảng có thể kết nối toàn bộ hoạt động học tập trong một không gian chung.

Sinh viên cần môi trường học tập có cấu trúc hơn

Khi sinh viên không thể đến lớp, việc tự quản lý lịch học, tài liệu và bài tập trở nên quan trọng hơn. Nếu không có công cụ phù hợp, sinh viên dễ bỏ lỡ deadline, mất tài liệu hoặc khó phối hợp với nhóm.

Các dự án nhóm cũng bị ảnh hưởng nhiều. Sinh viên cần trao đổi, chia sẻ file, chỉnh sửa tài liệu và thống nhất nội dung bài làm dù không gặp mặt trực tiếp.

Một nền tảng học tập hiệu quả cần giúp sinh viên không chỉ nghe giảng online, mà còn tiếp tục cộng tác sau giờ học. Đây là điểm khiến Lark Suite phù hợp với tình huống của UIN SUSKA Riau.

Giải pháp: Đưa lớp học lên Lark Suite

UIN SUSKA Riau triển khai Lark Suite để hỗ trợ học tập online trong thời điểm khói mù gây gián đoạn. Nền tảng này cung cấp nhiều công cụ trong cùng một hệ thống, bao gồm nhắn tin, email, họp video, tạo tài liệu, lưu trữ online và không gian làm việc dùng chung.

Nhờ vậy, giảng viên và sinh viên có thể tiếp tục trao đổi bài học, chia sẻ tài liệu và cộng tác nhóm mà không cần dùng quá nhiều công cụ riêng biệt.

Điểm mạnh của Lark là khả năng kết hợp giao tiếp với tài liệu. Một thông báo trong nhóm có thể đi kèm tài liệu học tập, lịch học hoặc nội dung thảo luận. Điều này giúp sinh viên dễ theo dõi toàn bộ ngữ cảnh của môn học hơn.

Lark Messenger giúp giảng viên và sinh viên trao đổi nhanh hơn

Trong môi trường học online, giao tiếp nhanh là yếu tố rất quan trọng. Sinh viên cần hỏi bài, nhận thông báo và trao đổi với giảng viên ngay cả khi không có mặt tại trường.

Lark Messenger giúp UIN SUSKA Riau tạo ra không gian trao đổi rõ ràng hơn giữa các lớp học. Giảng viên có thể gửi thông báo, nhắc lịch hoặc trao đổi nội dung bài học trong nhóm.

Sinh viên cũng có thể đặt câu hỏi, thảo luận với bạn học và theo dõi các cập nhật mới trong cùng một nền tảng. Điều này giúp giảm tình trạng thông tin bị phân tán trên nhiều ứng dụng khác nhau.

Họp video hỗ trợ lớp học từ xa

Khi lớp học trực tiếp bị gián đoạn, họp video trở thành công cụ cần thiết để duy trì tương tác giữa giảng viên và sinh viên. Lark Meetings giúp các buổi học, thảo luận nhóm hoặc buổi hướng dẫn có thể tiếp tục diễn ra online.

Thay vì chỉ trao đổi qua tin nhắn, sinh viên vẫn có thể nghe giảng, đặt câu hỏi và tham gia thảo luận theo thời gian thực. Điều này giúp trải nghiệm học tập online gần hơn với lớp học truyền thống.

Đối với giảng viên, họp video cũng giúp duy trì sự kết nối với sinh viên. Khi có thể nhìn thấy và trao đổi trực tiếp với lớp, việc giảng dạy trở nên sinh động và dễ kiểm soát hơn.

Lark Docs giúp sinh viên cộng tác bài tập nhóm

Một trong những vấn đề lớn của học online là bài tập nhóm. Nếu sinh viên gửi file qua lại bằng nhiều phiên bản, nội dung dễ bị trùng lặp, thiếu cập nhật hoặc khó tổng hợp.

Với Lark Docs, sinh viên có thể cùng chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Mỗi thành viên có thể đóng góp nội dung, để lại bình luận và theo dõi thay đổi trong cùng một file.

Điều này giúp bài tập nhóm trở nên mượt mà hơn. Sinh viên không cần mất nhiều thời gian tìm bản mới nhất hoặc ghép nhiều file riêng lẻ thành một tài liệu cuối cùng.

Với UIN SUSKA Riau, Lark Docs giúp sinh viên tiếp tục học tập và làm bài dù điều kiện môi trường không cho phép họ gặp nhau trực tiếp.

Lưu trữ online giúp tài liệu học tập dễ tìm hơn

Bên cạnh giao tiếp và tài liệu cộng tác, lưu trữ online cũng là yếu tố quan trọng trong học trực tuyến. Nếu tài liệu môn học được gửi rải rác qua nhiều kênh, sinh viên có thể khó tìm lại khi cần ôn tập hoặc làm bài.

Lark Suite hỗ trợ lưu trữ tài liệu trong không gian làm việc dùng chung. Giảng viên có thể chia sẻ tài liệu học, sinh viên có thể lưu bài tập và các nhóm có thể quản lý file của mình trong cùng một nền tảng.

Khi tài liệu được tập trung, việc học trở nên có cấu trúc hơn. Sinh viên không cần phụ thuộc vào việc lục lại tin nhắn cũ hoặc hỏi lại bạn học để tìm đúng file.

Calendar giúp sinh viên quản lý thời gian học tập

Trong giai đoạn học online, sinh viên cần tự chủ hơn trong việc quản lý thời gian. Nếu không có lịch rõ ràng, họ dễ bỏ lỡ buổi học, deadline bài tập hoặc thời gian họp nhóm.

Lark Calendar giúp sinh viên sắp xếp lịch học và kế hoạch cá nhân tốt hơn. Theo case study của Lark, một phần lớn sinh viên đã sử dụng calendar để tổ chức ngày học của mình.

Điều này cho thấy Lark không chỉ hỗ trợ hoạt động lớp học, mà còn giúp sinh viên xây dựng thói quen học tập chủ động hơn trong môi trường online.

Triển khai nhanh trong vòng 3 ngày

Một điểm nổi bật trong câu chuyện của UIN SUSKA Riau là tốc độ triển khai. Đội ngũ Lark tại Singapore đã làm việc với nhà trường để onboarding người dùng lên Lark chỉ trong vòng 3 ngày.

Trong bối cảnh khủng hoảng môi trường, tốc độ này rất quan trọng. Nhà trường không có nhiều thời gian để thử nghiệm một hệ thống phức tạp. Giảng viên và sinh viên cần có công cụ để tiếp tục học ngay.

Việc triển khai nhanh giúp UIN SUSKA Riau giảm thời gian gián đoạn. Thay vì chờ điều kiện môi trường cải thiện, nhà trường có thể tiếp tục duy trì hoạt động học tập bằng hình thức online.

Kết quả: Duy trì học tập trong thời điểm khói mù

Sau khi chuyển sang Lark Suite, UIN SUSKA Riau có thể duy trì hoạt động học tập ngay cả trong những ngày khói mù nghiêm trọng. Giảng viên và sinh viên có công cụ để giao tiếp, học online, làm bài tập nhóm và truy cập tài liệu trong cùng một nền tảng.

Theo case study của Lark, trường đạt tỷ lệ duy trì sinh viên ở mức 42% trong bối cảnh khó khăn. Một nửa trong số đó sử dụng Lark Calendar để tổ chức ngày học, trong khi khoảng một phần ba sử dụng Docs để cộng tác trên dự án và bài tập.

Những con số này cho thấy Lark đã hỗ trợ thực tế cho quá trình học tập online. Nền tảng giúp sinh viên không bị tách khỏi lớp học, đồng thời giúp giảng viên duy trì kết nối với người học.

Bài học cho trường học và tổ chức giáo dục

Câu chuyện của UIN SUSKA Riau cho thấy các tổ chức giáo dục cần chuẩn bị sẵn nền tảng học tập linh hoạt. Khủng hoảng môi trường, dịch bệnh hoặc các sự kiện bất ngờ có thể khiến lớp học trực tiếp bị gián đoạn bất cứ lúc nào.

Lark Suite phù hợp với các trường học, trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục cần kết hợp giao tiếp, họp video, tài liệu, lưu trữ và lịch học trong cùng một hệ thống.

Thay vì dùng nhiều công cụ riêng lẻ, một nền tảng all-in-one giúp giảng viên và sinh viên có trải nghiệm thống nhất hơn. Khi thông tin, tài liệu và lịch học được tập trung, việc học online trở nên dễ quản lý hơn.

Kết luận

UIN SUSKA Riau đã sử dụng Lark Suite để duy trì lớp học trong giai đoạn khói mù tại Pekanbaru, giúp giảng viên và sinh viên tiếp tục học tập, cộng tác và quản lý tài liệu trong cùng một nền tảng.

Từ Messenger, Meetings, Docs, Calendar đến lưu trữ online, Lark giúp nhà trường biến tình huống gián đoạn thành cơ hội xây dựng mô hình học tập linh hoạt hơn.

Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của UIN SUSKA Riau như một ví dụ thực tế về cách các tổ chức giáo dục có thể duy trì hoạt động học tập, nâng cao khả năng cộng tác online và sẵn sàng hơn trước những biến động bất ngờ.