WhiteCoat là nhà cung cấp telehealth tại Singapore, hỗ trợ người dùng tư vấn bác sĩ qua video ngay trên điện thoại. Thông qua ứng dụng di động, người dùng có thể tiếp cận dịch vụ y tế từ chẩn đoán, điều trị, quản lý bệnh mạn tính đến giao thuốc tận nơi.
Là một startup trong lĩnh vực healthcare có tốc độ phát triển nhanh, WhiteCoat cần một hệ thống làm việc đủ linh hoạt để kết nối các đội ngũ tại nhiều khu vực. Trong ngành y tế số, giao tiếp nội bộ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, mà còn ảnh hưởng đến khả năng cung cấp trải nghiệm chăm sóc sức khỏe thuận tiện và đáng tin cậy cho người dùng.
Để giải quyết những thách thức về cộng tác, ngôn ngữ và quản lý tài liệu, WhiteCoat lựa chọn Lark Suite như một nền tảng all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp hợp nhất giao tiếp, lưu trữ tài liệu, cộng tác đa khu vực và hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn trên cả máy tính lẫn thiết bị di động.
Thách thức: Nhiều công cụ rời rạc làm giảm hiệu quả cộng tác
Trước khi sử dụng Lark Suite, WhiteCoat phải làm việc với nhiều ứng dụng và chương trình khác nhau. Mỗi công cụ phục vụ một nhu cầu riêng, từ nhắn tin, lưu trữ tài liệu, họp trực tuyến đến phối hợp giữa các nhóm khu vực.
Cách làm này tạo ra sự phân mảnh trong vận hành. Nhân viên phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng để tìm thông tin, trao đổi với đồng nghiệp hoặc cập nhật tài liệu. Khi công việc được chia nhỏ trên nhiều công cụ, đội ngũ dễ mất thời gian và khó duy trì một nguồn thông tin thống nhất.
Đối với một doanh nghiệp telehealth, sự thiếu đồng bộ này có thể ảnh hưởng đến tốc độ phản hồi nội bộ. Khi các nhóm cần phối hợp nhanh để hỗ trợ dịch vụ y tế, công cụ cộng tác rời rạc sẽ tạo thêm độ trễ không cần thiết.
WhiteCoat cần một nền tảng chung giúp các đội ngũ khu vực giao tiếp rõ ràng hơn, cộng tác nhanh hơn và giảm phụ thuộc vào nhiều hệ thống tách biệt.
Rào cản ngôn ngữ giữa Singapore và Việt Nam
Một trong những thách thức nổi bật của WhiteCoat là rào cản ngôn ngữ giữa trụ sở tại Singapore và đội ngũ lớn tại Việt Nam. Khi các nhóm làm việc ở nhiều quốc gia, khả năng hiểu đúng thông tin trở thành yếu tố rất quan trọng.
Trước đây, các nền tảng giao tiếp mà WhiteCoat sử dụng chưa hỗ trợ dịch thuật thuận tiện. Nhân viên có thể phải nhờ đến công cụ bên thứ ba hoặc hỗ trợ thủ công để hiểu nội dung trao đổi.
Điều này làm chậm quá trình cộng tác. Khi thông tin cần được dịch qua nhiều bước, rủi ro hiểu sai cũng tăng lên. Với môi trường startup, nơi tốc độ trao đổi rất quan trọng, rào cản ngôn ngữ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của đội ngũ.
WhiteCoat cần một giải pháp giúp nhân viên tại Singapore và Việt Nam giao tiếp tự nhiên hơn, nhanh hơn và ít phụ thuộc vào công cụ bên ngoài.
Nhu cầu cộng tác tài liệu trên nền tảng cloud
Bên cạnh giao tiếp, WhiteCoat cũng cần một giải pháp tài liệu trên nền tảng cloud để nhân viên ở nhiều văn phòng có thể cùng làm việc trên một file. Trong môi trường làm việc đa khu vực, việc gửi tài liệu qua lại bằng file tĩnh dễ tạo ra nhiều phiên bản khác nhau.
Khi một tài liệu có quá nhiều phiên bản, nhân viên có thể không biết đâu là bản mới nhất. Việc review, chỉnh sửa và phản hồi cũng mất nhiều thời gian hơn nếu mỗi người làm việc trên bản riêng.
WhiteCoat cần một hệ thống cho phép nhiều nhân viên cùng xem, chỉnh sửa và phản hồi trên cùng một tài liệu. Đồng thời, nền tảng này cũng cần hỗ trợ đa ngôn ngữ để phù hợp với đội ngũ làm việc tại nhiều quốc gia.
Đây là lý do Lark Drive và các công cụ cộng tác của Lark trở thành một phần quan trọng trong quá trình nâng cấp môi trường làm việc của WhiteCoat.
Giải pháp: Hợp nhất giao tiếp và cộng tác trên Lark Suite
WhiteCoat triển khai Lark Suite để tạo ra một nền tảng làm việc thống nhất cho các đội ngũ khu vực. Thay vì tiếp tục sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc, nhân viên có thể dùng Lark để nhắn tin, chia sẻ tài liệu, họp, lưu trữ dữ liệu và cộng tác trong cùng một hệ thống.
Điểm mạnh của Lark là khả năng kết nối nhiều công cụ làm việc trong một trải nghiệm liền mạch. Nhân viên có thể trao đổi trong chat, mở tài liệu liên quan, cùng review nội dung và tiếp tục xử lý công việc mà không phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng.
Điều này giúp WhiteCoat giảm sự phức tạp trong vận hành hằng ngày. Khi mọi người cùng làm việc trên một nền tảng, thông tin dễ được tìm thấy hơn và quá trình phối hợp cũng trở nên mượt mà hơn.
Lark Drive trở thành trung tâm chia sẻ tài liệu khu vực
Với Lark Drive, WhiteCoat có thể tạo một trung tâm lưu trữ và chia sẻ tài liệu cho nhân viên tại nhiều khu vực. Các tài liệu quan trọng không còn nằm rải rác trong từng thiết bị cá nhân hoặc nhiều hệ thống lưu trữ khác nhau.
Nhân viên có thể truy cập tài liệu trên máy tính hoặc điện thoại, giúp công việc linh hoạt hơn. Điều này đặc biệt hữu ích với đội ngũ cần xử lý công việc nhanh khi không ở văn phòng hoặc khi phải phối hợp với đồng nghiệp ở khu vực khác.
Lark Drive cũng giúp việc cộng tác tài liệu trở nên thuận tiện hơn. Thay vì gửi file qua lại và kiểm tra nhiều phiên bản, đội ngũ có thể cùng làm việc trên một tài liệu chung, theo dõi chỉnh sửa và phản hồi trực tiếp trong hệ thống.
Review tài liệu liền mạch hơn
WhiteCoat đánh giá cao khả năng cộng tác khi review tài liệu hoặc bảng tính trên Lark. Trước đây, doanh nghiệp sử dụng một công cụ chỉnh sửa tài liệu khá cơ bản. Công cụ đó có thể đáp ứng nhu cầu đơn giản, nhưng chưa đủ mạnh để hỗ trợ review cộng tác một cách liền mạch.
Với Lark, nhân viên có thể cùng xem xét tài liệu, thảo luận nội dung và chỉnh sửa trong cùng một nền tảng. Điều này giúp giảm thời gian trao đổi qua lại và hạn chế việc thiếu thống nhất giữa các phiên bản tài liệu.
Khi tài liệu được xử lý trong môi trường cộng tác thời gian thực, các nhóm có thể đưa ra phản hồi nhanh hơn. Đây là yếu tố quan trọng với doanh nghiệp đang phát triển, vì mỗi quy trình nội bộ cần được tối ưu để hỗ trợ tăng trưởng.
Dịch thuật AI giúp Singapore và Việt Nam giao tiếp tốt hơn
Một lợi ích quan trọng của Lark Suite đối với WhiteCoat là công cụ dịch thuật AI. Tính năng này giúp đội ngũ tại Singapore và Việt Nam giao tiếp thuận tiện hơn trong công việc hằng ngày.
Khi nhân viên có thể dịch nội dung ngay trong nền tảng đang sử dụng, họ không cần rời khỏi cuộc trò chuyện để dùng công cụ bên ngoài. Điều này giúp giảm gián đoạn và làm cho quá trình trao đổi tự nhiên hơn.
Dịch thuật AI cũng giúp hạn chế hiểu sai trong giao tiếp đa ngôn ngữ. Khi các nhóm hiểu nhau nhanh hơn, họ có thể phản hồi tốt hơn, phối hợp chặt chẽ hơn và xây dựng tinh thần đội nhóm mạnh hơn.
Làm việc trên thiết bị di động linh hoạt hơn
WhiteCoat ghi nhận nhân viên có năng suất cao hơn khi sử dụng ứng dụng di động của Lark để xử lý công việc ở bất cứ đâu. Đây là yếu tố quan trọng với các đội ngũ hiện đại, đặc biệt trong môi trường startup và công nghệ y tế.
Khi công việc không bị giới hạn vào máy tính văn phòng, nhân viên có thể phản hồi nhanh hơn. Họ có thể xem tài liệu, tham gia trao đổi, cập nhật công việc hoặc xử lý thông tin cần thiết ngay trên điện thoại.
Điều này giúp tăng tính linh hoạt trong vận hành. Với doanh nghiệp telehealth, nơi tốc độ phản hồi và khả năng phối hợp có ý nghĩa lớn, trải nghiệm làm việc trên di động trở thành một lợi thế thực tế.
Giảm chi phí nhờ hợp nhất nhiều công cụ
Trước khi dùng Lark, WhiteCoat phải trả phí riêng cho nhiều công cụ khác nhau như lịch, lưu trữ drive và hội nghị video. Khi nhiều chức năng được đưa vào cùng một nền tảng, doanh nghiệp có thể giảm chi phí phần mềm và quản lý công cụ hiệu quả hơn.
Lark Suite giúp WhiteCoat thay thế một “hộp công cụ” gồm nhiều chương trình rời rạc bằng một hệ thống thống nhất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí trực tiếp, mà còn giảm chi phí ẩn trong vận hành.
Chi phí ẩn có thể đến từ thời gian chuyển đổi công cụ, quản lý nhiều tài khoản, đào tạo nhân viên trên nhiều nền tảng và xử lý sự cố giữa các hệ thống khác nhau. Khi các công cụ được hợp nhất, đội ngũ có thể làm việc đơn giản hơn.
Tăng tinh thần cộng tác trong nội bộ
Khi giao tiếp rõ ràng hơn và tài liệu dễ chia sẻ hơn, tinh thần cộng tác trong đội ngũ cũng được cải thiện. WhiteCoat ghi nhận các nhóm có thể giao tiếp tốt hơn sau khi sử dụng Lark, từ đó xây dựng sự gắn kết và tinh thần đội nhóm tốt hơn.
Trong môi trường làm việc đa khu vực, tinh thần đội nhóm không tự nhiên hình thành nếu công cụ giao tiếp không hỗ trợ tốt. Nhân viên cần cảm thấy họ có thể tiếp cận đồng nghiệp, hiểu đúng thông tin và cùng làm việc trên một mục tiêu chung.
Lark giúp WhiteCoat tạo điều kiện cho điều này bằng cách đưa giao tiếp, tài liệu và cộng tác vào cùng một nền tảng. Khi mọi người làm việc trong cùng một hệ thống, khoảng cách giữa các nhóm khu vực được rút ngắn hơn.
Hỗ trợ sứ mệnh xây dựng tương lai y tế số
WhiteCoat hoạt động trong lĩnh vực telehealth với mục tiêu cải thiện trải nghiệm chăm sóc sức khỏe cho người dùng. Để thực hiện sứ mệnh này, doanh nghiệp cần một đội ngũ nội bộ có khả năng phối hợp nhanh, xử lý thông tin rõ ràng và thích nghi tốt với tốc độ tăng trưởng.
Lark Suite không trực tiếp thay thế chuyên môn y tế của WhiteCoat, nhưng hỗ trợ nền tảng vận hành phía sau. Khi nhân viên cộng tác hiệu quả hơn, doanh nghiệp có nhiều nguồn lực hơn để tập trung vào dịch vụ, sản phẩm và trải nghiệm người dùng.
Đây là vai trò quan trọng của công nghệ cộng tác trong healthcare. Công cụ nội bộ tốt có thể giúp đội ngũ làm việc tốt hơn, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.
Kết quả: Cộng tác tốt hơn và năng suất cao hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, WhiteCoat cải thiện nhiều điểm quan trọng trong cách đội ngũ làm việc. Lark Drive trở thành nơi nhân viên khu vực chia sẻ tài liệu và cộng tác dễ dàng hơn. Dịch thuật AI giúp đội ngũ Singapore và Việt Nam giao tiếp thuận tiện hơn. Các công cụ all-in-one giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu sử dụng nhiều chương trình rời rạc.
WhiteCoat cũng ghi nhận lợi ích về chi phí khi chuyển sang Lark, vì nền tảng đã bao gồm các công cụ như lịch, lưu trữ drive và họp video. Nhân viên cũng báo cáo năng suất cao hơn khi có thể xử lý công việc qua ứng dụng di động.
Những kết quả này cho thấy Lark không chỉ giải quyết một vấn đề riêng lẻ. Nền tảng này hỗ trợ WhiteCoat xây dựng môi trường làm việc linh hoạt, tiết kiệm và phù hợp hơn với đội ngũ đa khu vực.
Bài học cho doanh nghiệp healthcare và startup công nghệ
Câu chuyện của WhiteCoat cho thấy các doanh nghiệp healthcare và startup công nghệ cần nhiều hơn một công cụ nhắn tin. Khi đội ngũ làm việc ở nhiều quốc gia và nhiều ngôn ngữ, doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, tài liệu, dịch thuật và cộng tác trong cùng một hệ thống.
Lark Suite phù hợp với các tổ chức cần làm việc đa khu vực, xử lý tài liệu chung và giảm số lượng công cụ rời rạc. Nền tảng này giúp đội ngũ giao tiếp rõ hơn, cộng tác nhanh hơn và tiết kiệm chi phí vận hành.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang phát triển trong lĩnh vực healthcare, công nghệ hoặc dịch vụ số, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi đội ngũ nội bộ được kết nối tốt, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào đổi mới và trải nghiệm khách hàng.
Kết luận
WhiteCoat đã sử dụng Lark Suite để cải thiện cộng tác giữa các đội ngũ khu vực, giải quyết rào cản ngôn ngữ giữa Singapore và Việt Nam, đồng thời nâng cao khả năng làm việc trên tài liệu cloud.
Từ Lark Drive, dịch thuật AI đến ứng dụng di động, Lark giúp WhiteCoat giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất cho nhân viên.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của WhiteCoat như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp healthcare và công nghệ có thể tăng hiệu quả cộng tác, hỗ trợ đội ngũ đa quốc gia và xây dựng nền tảng vận hành linh hoạt hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
