StoreHub là nền tảng vận hành all-in-one dành cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng và dịch vụ tại Đông Nam Á. Từ khi ra mắt năm 2013, StoreHub đã hỗ trợ hơn 17.000 điểm bán tại các thị trường như Malaysia, Thái Lan và Philippines, giúp doanh nghiệp tự động hóa hoạt động, quản lý bán hàng và tăng trưởng hiệu quả hơn.
Khi quy mô đội ngũ vượt hơn 200 nhân viên và hoạt động mở rộng trên nhiều quốc gia, StoreHub cần một cách làm việc nhanh hơn, rõ ràng hơn và ít phụ thuộc vào các công cụ rời rạc. Việc Meta Workplace ngừng hoạt động đã trở thành cơ hội để StoreHub không chỉ thay thế một nền tảng cũ, mà còn tái thiết kế toàn bộ quy trình cộng tác nội bộ.
StoreHub lựa chọn Lark Suite để hợp nhất giao tiếp, phê duyệt, cộng tác xuyên biên giới và quản lý công việc hằng ngày trong một nền tảng duy nhất. Với Lark, doanh nghiệp hướng đến mục tiêu trở thành một trong những đội ngũ vận hành hiệu quả nhất trong khu vực.
Thách thức: Cần thay đổi nhiều hơn là thay thế công cụ
Khi Meta Workplace thông báo ngừng hoạt động, StoreHub đứng trước lựa chọn quan trọng. Doanh nghiệp có thể chỉ tìm một công cụ thay thế cho nền tảng cũ, hoặc tận dụng thời điểm này để đánh giá lại cách toàn bộ đội ngũ đang làm việc.
Với một công ty công nghệ đang phục vụ hàng nghìn doanh nghiệp bán lẻ và F&B, tốc độ thực thi là yếu tố rất quan trọng. Mỗi quyết định nội bộ, mỗi quy trình phê duyệt và mỗi hoạt động phối hợp giữa các quốc gia đều ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng.
Nếu chỉ thay công cụ mà không thay cách vận hành, StoreHub vẫn có thể gặp lại các vấn đề cũ như thông tin phân tán, phê duyệt chậm, giao tiếp thiếu đồng bộ và khó duy trì tính linh hoạt khi quy mô tăng lên.
Vì vậy, StoreHub xem việc chuyển sang Lark như một bước chuyển đổi sâu hơn. Mục tiêu không chỉ là có một ứng dụng mới, mà là xây dựng một hệ thống làm việc giúp đội ngũ hành động nhanh hơn và thông minh hơn.
Thách thức trong cộng tác xuyên quốc gia
StoreHub hoạt động tại nhiều thị trường Đông Nam Á, bao gồm Malaysia, Thái Lan và Philippines. Điều này tạo ra môi trường làm việc đa quốc gia, nơi các nhóm cần phối hợp liên tục dù khác địa điểm, múi giờ và bối cảnh thị trường.
Khi đội ngũ phân bổ tại nhiều quốc gia, việc giao tiếp rõ ràng trở nên rất quan trọng. Một cập nhật sản phẩm, thay đổi quy trình hoặc quyết định vận hành cần được truyền tải nhanh đến đúng người.
Nếu thông tin nằm trong nhiều công cụ khác nhau, các nhóm có thể mất thời gian kiểm tra lại phiên bản mới nhất. Điều này dễ dẫn đến chậm trễ trong ra quyết định và làm giảm sự linh hoạt của doanh nghiệp.
StoreHub cần một nền tảng giúp đội ngũ ở nhiều quốc gia có thể cùng làm việc trên một nguồn thông tin thống nhất, đồng thời duy trì tốc độ phản hồi nhanh trong công việc hằng ngày.
Tăng trưởng nhanh đòi hỏi quy trình tinh gọn hơn
Với hơn 17.000 điểm bán đang được hỗ trợ, StoreHub không thể vận hành chỉ dựa vào sự nỗ lực cá nhân. Doanh nghiệp cần những quy trình có thể mở rộng theo quy mô khách hàng, đội ngũ và thị trường.
Khi công ty còn nhỏ, nhiều vấn đề có thể được xử lý bằng trao đổi trực tiếp hoặc tin nhắn nhanh. Nhưng khi tổ chức có hơn 200 nhân viên, cách làm này dễ tạo ra điểm nghẽn. Các quyết định cần nhiều bên tham gia hơn. Phê duyệt cần đi qua nhiều cấp hơn. Dữ liệu cũng cần được cập nhật minh bạch hơn.
StoreHub cần một nền tảng giúp các quy trình này trở nên rõ ràng và dễ theo dõi. Khi workflow được chuẩn hóa, đội ngũ có thể giảm thời gian chờ, giảm nhầm lẫn và tập trung nhiều hơn vào kết quả kinh doanh.
Giải pháp: Xây dựng cách làm việc mới với Lark Suite
StoreHub triển khai Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Thay vì sử dụng nhiều công cụ tách rời cho chat, họp, tài liệu, lịch, phê duyệt và dữ liệu, đội ngũ có thể đưa nhiều hoạt động vào cùng một hệ thống.
Điểm mạnh của Lark nằm ở khả năng kết nối giao tiếp với hành động. Một cuộc trao đổi trong chat có thể dẫn đến việc tạo tài liệu, đặt lịch họp, gửi phê duyệt hoặc cập nhật thông tin liên quan ngay trong cùng một nền tảng.
Điều này giúp StoreHub giảm độ trễ trong phối hợp. Nhân viên không cần liên tục chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc. Các nhóm cũng dễ duy trì cùng một nguồn thông tin, từ đó tăng tốc độ ra quyết định.
Lark giúp tinh gọn quy trình phê duyệt
Một trong những điểm quan trọng StoreHub cải thiện với Lark là quy trình phê duyệt. Trong doanh nghiệp đang tăng trưởng, các yêu cầu nội bộ cần được xử lý nhanh nhưng vẫn phải đảm bảo đúng người, đúng quyền và đúng quy trình.
Nếu phê duyệt được xử lý qua nhiều kênh khác nhau, người gửi có thể khó biết yêu cầu đang ở bước nào. Người phê duyệt cũng có thể bỏ sót yêu cầu nếu thông tin bị trôi trong email hoặc tin nhắn.
Với Lark Approval, StoreHub có thể chuẩn hóa các luồng phê duyệt trong cùng một nền tảng. Yêu cầu được gửi theo biểu mẫu rõ ràng, tự động chuyển đến người phụ trách phù hợp và có trạng thái theo dõi cụ thể.
Điều này giúp giảm thời gian chờ và tăng tính minh bạch. Khi mọi người đều nhìn thấy tiến độ của yêu cầu, quy trình vận hành trở nên nhanh hơn và ít phụ thuộc vào nhắc nhở thủ công.
Cộng tác xuyên biên giới mượt mà hơn
Đối với StoreHub, cộng tác xuyên biên giới không chỉ là họp trực tuyến. Đó còn là khả năng chia sẻ thông tin, cập nhật tài liệu, phản hồi nhanh và giữ cho các nhóm ở nhiều thị trường cùng đi theo một hướng.
Lark Suite giúp StoreHub xây dựng một không gian làm việc chung cho đội ngũ trong khu vực. Nhân viên có thể trao đổi qua chat, tham gia cuộc họp, chia sẻ tài liệu và cập nhật thông tin mà không cần rời khỏi hệ thống.
Khi nhiều công cụ được hợp nhất, các nhóm dễ phối hợp hơn. Thông tin không bị tách biệt theo từng ứng dụng, từng quốc gia hoặc từng nhóm nhỏ. Điều này hỗ trợ StoreHub duy trì tốc độ thực thi nhanh hơn trong môi trường kinh doanh đa thị trường.
Tăng sự linh hoạt trong vận hành hằng ngày
Một mục tiêu quan trọng của StoreHub là xây dựng văn hóa vận hành linh hoạt. Doanh nghiệp không muốn quy trình trở thành rào cản cho tốc độ tăng trưởng. Ngược lại, quy trình cần giúp đội ngũ hành động nhanh hơn và tự chủ hơn.
Lark hỗ trợ mục tiêu này bằng cách đưa các công cụ làm việc vào cùng một nền tảng. Nhân viên có thể nhanh chóng trao đổi, tìm tài liệu, gửi yêu cầu và theo dõi công việc trong một không gian thống nhất.
Khi các bước thao tác được rút ngắn, đội ngũ có thể phản hồi nhanh hơn trước thay đổi của thị trường. Đây là lợi thế quan trọng với một công ty công nghệ phục vụ các doanh nghiệp bán lẻ và F&B, nơi nhu cầu khách hàng thay đổi liên tục.
Từ chuyển đổi công cụ đến thay đổi tư duy vận hành
Việc chuyển sang Lark Suite không chỉ giúp StoreHub thay thế Meta Workplace. Quan trọng hơn, nó giúp doanh nghiệp nhìn lại cách các nhóm đang phối hợp và tìm cách đơn giản hóa workflow.
Theo chia sẻ từ ban lãnh đạo StoreHub, Lark được thiết kế dựa trên các thực tiễn vận hành của ByteDance. Khi áp dụng Lark, StoreHub có thể học hỏi cách tổ chức workflow tinh gọn hơn và đưa chúng vào hoạt động nội bộ.
Điều này tạo ra hiệu ứng tích cực trong đội ngũ. Việc chuyển đổi công cụ không bị xem là gánh nặng, mà trở thành cơ hội để làm việc tốt hơn. Nhân viên cảm thấy hào hứng vì công cụ mới giúp quy trình đơn giản và hiệu quả hơn.
Tăng tốc ra quyết định bằng thông tin tập trung
Khi thông tin nằm rải rác, quyết định thường bị chậm lại vì đội ngũ phải kiểm tra lại dữ liệu, tìm đúng tài liệu hoặc hỏi nhiều bên để xác nhận. Với Lark, StoreHub có thể đưa giao tiếp và thông tin quan trọng vào cùng một hệ thống.
Điều này giúp các nhóm tiếp cận dữ liệu cần thiết nhanh hơn. Khi cần thảo luận, mọi người có thể mở tài liệu, xem ngữ cảnh và đưa ra quyết định trong cùng một luồng làm việc.
Tốc độ ra quyết định là yếu tố quan trọng với StoreHub vì doanh nghiệp phục vụ một thị trường năng động. Khách hàng bán lẻ và F&B cần giải pháp ổn định, nhanh và dễ mở rộng. Nội bộ StoreHub càng vận hành nhanh, khả năng phục vụ khách hàng càng tốt hơn.
Hỗ trợ đội ngũ làm việc hiệu quả hơn thay vì chỉ mở rộng quy mô
Một điểm đáng chú ý trong câu chuyện của StoreHub là doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc tăng quy mô nhân sự. Thay vào đó, StoreHub muốn tăng hiệu quả thực thi thông qua hệ thống làm việc thông minh hơn.
Khi quy trình được tinh gọn, một đội ngũ có thể tạo ra nhiều kết quả hơn mà không cần tăng số lượng công cụ hoặc lớp quản lý. Đây là hướng đi phù hợp với các công ty công nghệ đang tăng trưởng trong môi trường cạnh tranh.
Lark Suite hỗ trợ StoreHub bằng cách giảm bớt sự phức tạp trong công việc hằng ngày. Khi giao tiếp, phê duyệt và cộng tác diễn ra trong cùng một nền tảng, đội ngũ có thể tập trung nhiều hơn vào khách hàng, sản phẩm và tăng trưởng.
Cải thiện tinh thần đội ngũ trong quá trình chuyển đổi
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai công cụ mới vì nhân viên không muốn thay đổi thói quen. Tuy nhiên, tại StoreHub, việc áp dụng Lark lại tạo ra phản ứng tích cực.
Công cụ mới giúp đội ngũ nhìn thấy lợi ích rõ ràng: workflow đơn giản hơn, phê duyệt nhanh hơn và cộng tác dễ hơn. Khi nhân viên cảm thấy công cụ thực sự giúp họ làm việc tốt hơn, quá trình chuyển đổi sẽ ít tạo ra kháng cự hơn.
Đây là bài học quan trọng cho các doanh nghiệp đang muốn thay đổi nền tảng làm việc. Công cụ mới không nên chỉ là yêu cầu từ ban lãnh đạo. Nó cần giải quyết đúng điểm đau của nhân viên và giúp họ thấy công việc hằng ngày trở nên nhẹ hơn.
Kết quả: Tăng trưởng bằng tốc độ thực thi
Sau khi triển khai Lark Suite, StoreHub có nền tảng tốt hơn để hỗ trợ tăng trưởng dài hạn. Doanh nghiệp có thể tinh gọn phê duyệt, tăng cường cộng tác xuyên quốc gia và xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt hơn.
Lark giúp StoreHub chuyển từ cách làm việc phân tán sang một hệ thống thống nhất hơn. Nhờ đó, đội ngũ có thể phản hồi nhanh hơn, phối hợp rõ hơn và thực thi quyết định hiệu quả hơn.
Kết quả quan trọng không chỉ nằm ở việc dùng ít công cụ hơn. Giá trị lớn hơn là StoreHub có thể phát triển dựa trên tốc độ thực thi thông minh, thay vì chỉ dựa vào việc mở rộng quy mô nhân sự.
Bài học cho doanh nghiệp công nghệ đang mở rộng
Câu chuyện của StoreHub cho thấy một doanh nghiệp công nghệ không nên chỉ nhìn công cụ cộng tác như phần mềm nội bộ. Khi được triển khai đúng cách, nền tảng cộng tác có thể trở thành đòn bẩy cho tốc độ tăng trưởng.
Lark Suite phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ phân bổ tại nhiều thị trường, nhiều nhóm chức năng và nhiều quy trình cần phối hợp liên tục. Nền tảng này giúp hợp nhất giao tiếp, phê duyệt, tài liệu và cộng tác trong cùng một không gian.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang mở rộng ra khu vực, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi workflow được thiết kế lại theo hướng tinh gọn, doanh nghiệp có thể tăng tốc vận hành mà không làm mất sự kiểm soát.
Kết luận
StoreHub đã sử dụng Lark Suite để biến thời điểm Meta Workplace ngừng hoạt động thành cơ hội tái thiết kế cách làm việc. Thay vì chỉ thay thế một công cụ cũ, doanh nghiệp xây dựng một nền tảng cộng tác mới để tăng tốc phê duyệt, hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới và nâng cao sự linh hoạt trong vận hành hằng ngày.
Câu chuyện này cho thấy chuyển đổi công cụ có thể tạo ra giá trị lớn hơn nếu doanh nghiệp đi kèm với thay đổi workflow. Khi đội ngũ làm việc trong một hệ thống thống nhất, thông tin rõ ràng hơn, quyết định nhanh hơn và tăng trưởng trở nên bền vững hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của StoreHub như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp công nghệ có thể tăng trưởng bằng tốc độ thực thi, tối ưu cộng tác và xây dựng nền tảng vận hành thông minh hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
