PJ Chonburi Parawood là doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu sản phẩm gia dụng chất lượng cao tại Thái Lan. Công ty phục vụ nhiều nhà bán lẻ lớn trên thế giới và xây dựng quan hệ kinh doanh trực tiếp với hơn 17.000 cửa hàng toàn cầu, bao gồm các tên tuổi như Walmart, Target, IKEA, Argos, Home Depot, Amazon và Spreetail.
Khi hoạt động mở rộng trên nhiều thị trường, PJ Parawood phải quản lý đồng thời sản xuất, bán hàng B2B, thương mại điện tử, kiểm soát chất lượng, tài liệu nội bộ và giao tiếp đa ngôn ngữ. Điều này khiến doanh nghiệp cần một hệ thống làm việc đủ mạnh để kết nối dữ liệu, quy trình và nhân sự trong cùng một nền tảng.
Để giải quyết các điểm nghẽn trong vận hành, PJ Parawood lựa chọn Lark Suite như một nền tảng all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp theo dõi sản xuất theo thời gian thực, số hóa quản lý tài liệu, hợp nhất dữ liệu bán hàng, cải thiện kiểm soát chất lượng và tăng mức độ gắn kết của nhân viên.
Thách thức: Theo dõi sản xuất theo thời gian thực còn phức tạp
Trong môi trường sản xuất, tốc độ cập nhật dữ liệu là yếu tố rất quan trọng. Ban quản lý của PJ Parawood cần theo dõi năng suất máy móc, sản lượng, tỷ lệ lãng phí và các vấn đề phát sinh trên dây chuyền sản xuất.
Trước khi sử dụng Lark Suite, việc xem báo cáo sản xuất vẫn còn phụ thuộc nhiều vào hệ thống ERP và thao tác thủ công. Quản lý nhà máy và lãnh đạo cấp cao phải đăng nhập vào hệ thống nhiều lần để kiểm tra báo cáo.
Cách làm này khiến việc giám sát dây chuyền theo thời gian thực trở nên kém linh hoạt. Khi có sự cố hoặc năng suất thay đổi, đội ngũ khó nhận được cảnh báo nhanh để xử lý ngay.
Với một doanh nghiệp sản xuất đang phục vụ nhiều nhà bán lẻ quốc tế, độ trễ trong dữ liệu có thể ảnh hưởng đến năng suất, chi phí và khả năng giao hàng đúng hạn.
Quản lý tài liệu trở nên nặng nề khi số lượng SKU tăng
PJ Parawood phải quản lý hơn 2.500 tài liệu liên quan đến hơn 1.000 SKU. Đây là khối lượng thông tin lớn, bao gồm tài liệu sản phẩm, quy trình, tiêu chuẩn, cập nhật nội bộ và các yêu cầu kiểm soát.
Trước đây, việc tạo và cập nhật tài liệu phụ thuộc vào Google Docs, Sheets và giao tiếp qua LINE. Mỗi khi cần cập nhật một tài liệu, đội ngũ phải xử lý qua nhiều công cụ khác nhau.
Điều này làm cho quy trình phê duyệt tài liệu chậm và khó kiểm soát. Nếu nhân viên dùng nhầm phiên bản cũ hoặc không biết tài liệu mới nhất nằm ở đâu, chất lượng vận hành có thể bị ảnh hưởng.
PJ Parawood cần một hệ thống giúp tài liệu được tập trung, dễ truy cập và có quy trình phê duyệt rõ ràng hơn.
Dữ liệu bán hàng phân tán trên nhiều kênh
Ngoài sản xuất, PJ Parawood còn có hoạt động bán hàng qua nhiều kênh khác nhau. Dữ liệu bán hàng đến từ nhiều nền tảng bán lẻ và thương mại điện tử, khiến việc tổng hợp báo cáo trở nên mất thời gian.
Khi dữ liệu bị phân tán, đội ngũ sales và ban quản lý khó có cái nhìn tổng thể về hiệu suất kinh doanh. Việc so sánh kết quả giữa các kênh, theo dõi xu hướng và đưa ra quyết định nhanh cũng trở nên khó hơn.
Nếu phải thu thập và tổng hợp dữ liệu thủ công, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm báo cáo hoặc sai lệch số liệu. Với quy mô khách hàng toàn cầu, PJ Parawood cần một hệ thống giúp hợp nhất dữ liệu bán hàng theo thời gian thực.
Kiểm soát chất lượng và báo cáo sự cố còn thủ công
Trong sản xuất, kiểm soát chất lượng là một phần không thể thiếu. PJ Parawood cần theo dõi các hoạt động QC, báo cáo sự cố và các yêu cầu hành động khắc phục để đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn của khách hàng quốc tế.
Trước khi chuyển sang Lark, nhiều hoạt động kiểm tra chất lượng và báo cáo sự cố vẫn được xử lý bằng giấy. Cách làm này khiến việc ghi nhận, theo dõi và phản hồi mất nhiều thời gian.
Khi dữ liệu QC không được số hóa, đội ngũ khó nhìn thấy trạng thái xử lý của từng vấn đề. Điều này có thể làm chậm quá trình khắc phục và giảm tính minh bạch trong kiểm soát chất lượng.
Mức độ gắn kết nhân viên cần được cải thiện
Một thách thức khác của PJ Parawood là giao tiếp nội bộ còn mang tính một chiều. Ban quản lý có thể gửi thông báo đến nhân viên, nhưng nhân viên chưa có nhiều không gian để phản hồi, chia sẻ suy nghĩ hoặc đóng góp kiến thức.
Khi nhân viên cảm thấy không có kênh tương tác hai chiều, mức độ gắn kết với tổ chức có thể giảm. Điều này đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhân sự lớn, nơi đội ngũ cần cảm thấy được kết nối với mục tiêu và giá trị chung của công ty.
PJ Parawood cần một nền tảng giúp thông tin được chia sẻ dễ hơn, đồng thời tạo cơ hội để nhân viên tương tác, đóng góp và học hỏi lẫn nhau.
Giải pháp: Kết nối sản xuất, dữ liệu và con người bằng Lark Suite
PJ Parawood triển khai Lark Suite để kết nối nhiều hoạt động vận hành trong một hệ thống thống nhất. Thay vì để sản xuất, tài liệu, bán hàng, QC và giao tiếp nội bộ nằm trên nhiều công cụ riêng biệt, doanh nghiệp đưa các quy trình quan trọng vào Lark.
Điểm mạnh của Lark là khả năng tích hợp nhiều chức năng trong cùng một nền tảng. Doanh nghiệp có thể dùng Messenger để giao tiếp, Approval để xử lý phê duyệt, Wiki để lưu tài liệu, Base để quản lý dữ liệu và Moments để tăng gắn kết nhân viên.
Điều này giúp PJ Parawood giảm sự phân mảnh trong công cụ làm việc. Các nhóm có thể phối hợp nhanh hơn, truy cập thông tin dễ hơn và xử lý công việc minh bạch hơn.
Lark Bot hỗ trợ báo cáo sản xuất theo thời gian thực
Một thay đổi quan trọng của PJ Parawood là kết nối Lark Bot với máy móc trên dây chuyền sản xuất thông qua API. Nhờ đó, bot có thể gửi báo cáo cho đội ngũ và thông báo sự cố ngay khi có vấn đề.
Thay vì phải đăng nhập thủ công vào ERP nhiều lần, quản lý có thể nhận thông tin sản xuất trực tiếp trong Lark. Điều này giúp việc theo dõi sản lượng, năng suất máy móc và tình trạng dây chuyền trở nên thuận tiện hơn.
Khi cảnh báo được gửi nhanh hơn, đội ngũ có thể phản ứng kịp thời với vấn đề phát sinh. Đây là yếu tố quan trọng để tối ưu quy trình sản xuất, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
Lark Approval giúp quy trình cập nhật tài liệu rõ ràng hơn
Trước đây, quy trình cập nhật tài liệu của PJ Parawood phải đi qua nhiều công cụ khác nhau. Điều này khiến việc phê duyệt thay đổi dễ bị chậm hoặc thiếu minh bạch.
Với Lark Approval, mỗi nhóm có thể thiết lập luồng phê duyệt riêng cho yêu cầu cập nhật tài liệu. Khi có thay đổi, yêu cầu được gửi trong hệ thống, chuyển đến đúng người phụ trách và có trạng thái theo dõi rõ ràng.
Vì Lark Approval được kết nối trực tiếp với Lark Messenger, đội ngũ không cần chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng. Người gửi có thể theo dõi tiến độ dễ hơn, còn người phê duyệt nhận thông báo đúng lúc để xử lý.
Lark Wiki tạo nguồn thông tin thống nhất cho sản phẩm và SOP
Bên cạnh phê duyệt, PJ Parawood sử dụng Lark Wiki để viết, lưu trữ và tập trung thông tin về sản phẩm cũng như SOP. Đây là bước quan trọng để tạo ra một nguồn dữ liệu chính thức cho nhân viên.
Thay vì phải tìm tài liệu trong nhiều file Google Docs, Sheets hoặc các đoạn chat cũ, nhân viên có thể truy cập thông tin ngay trong Lark. Điều này giúp giảm nguy cơ dùng nhầm phiên bản tài liệu và giúp đội ngũ tìm kiếm thông tin nhanh hơn.
Với doanh nghiệp sản xuất có hơn 1.000 SKU, một kho kiến thức tập trung giúp nâng cao tính nhất quán trong vận hành. Nhân viên có thể làm việc dựa trên cùng một tiêu chuẩn và cùng một nguồn thông tin cập nhật.
Lark Base hợp nhất dữ liệu bán hàng trên nhiều kênh
Để giải quyết vấn đề dữ liệu bán hàng phân tán, PJ Parawood tích hợp số liệu từ nhiều kênh bán hàng vào Lark Base thông qua API. Dữ liệu từ các nền tảng khác nhau được tự động đưa vào một hệ thống chung.
Nhờ đó, đội ngũ sales và ban quản lý có thể nhìn thấy hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực. Thay vì chờ báo cáo thủ công, họ có thể theo dõi xu hướng bán hàng và đánh giá kết quả nhanh hơn.
Điều này hỗ trợ quá trình ra quyết định tốt hơn. Khi dữ liệu bán hàng rõ ràng và cập nhật, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với biến động thị trường, nhu cầu khách hàng và hiệu quả từng kênh.
Dashboard giúp quản lý nhìn rõ hiệu suất hơn
Khi dữ liệu được đưa vào Lark Base, PJ Parawood có thể xây dựng dashboard để theo dõi các chỉ số quan trọng. Điều này giúp báo cáo không chỉ là bảng số liệu, mà trở thành công cụ hỗ trợ quản lý.
Ban lãnh đạo có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về hiệu suất bán hàng, sản xuất và quy trình nội bộ. Các nhóm cũng có thể dùng dữ liệu này để thảo luận và điều chỉnh kế hoạch.
Dashboard giúp giảm thời gian tổng hợp thủ công. Đồng thời, nó giúp các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu cập nhật hơn, thay vì chỉ dựa vào báo cáo chậm hoặc thông tin rời rạc.
Số hóa QC inspection và báo cáo sự cố
PJ Parawood sử dụng Lark Base để số hóa hoạt động kiểm tra QC, báo cáo sự cố và Corrective Action Requests. Thay vì ghi nhận bằng giấy, đội ngũ có thể quản lý các nhiệm vụ này trên cả máy tính và điện thoại.
Việc này giúp quá trình kiểm tra chất lượng trở nên linh hoạt hơn. Nhân viên có thể cập nhật thông tin khi đang di chuyển trong nhà máy, ghi nhận sự cố nhanh hơn và theo dõi trạng thái xử lý rõ hơn.
Khi dữ liệu QC được số hóa, đội ngũ có thể phản hồi nhanh hơn với vấn đề phát sinh. Điều này giúp giảm thao tác thủ công, tăng độ chính xác và cải thiện tốc độ xử lý trong toàn bộ quy trình chất lượng.
Lark Moments tạo kênh giao tiếp hai chiều cho nhân viên
Để cải thiện mức độ gắn kết, PJ Parawood sử dụng Lark Moments như một không gian để ban quản lý và nhân viên cùng chia sẻ thông tin, hoạt động và kiến thức.
Khác với mô hình thông báo một chiều trước đây, Lark Moments cho phép nhân viên đăng cập nhật, phản hồi thông báo và đóng góp góc nhìn của mình. Điều này tạo ra môi trường giao tiếp cởi mở hơn trong nội bộ.
Khi nhân viên có thể tương tác và chia sẻ, họ cảm thấy được kết nối hơn với tổ chức. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực trong môi trường sản xuất có nhiều bộ phận.
Lark Workplace trở thành trung tâm truyền thông nội bộ
Ngoài Moments, PJ Parawood còn sử dụng Lark Workplace như một trung tâm cho truyền thông nội bộ. Nhân viên có thể truy cập thông báo công ty, cập nhật quan trọng và các công cụ cần thiết trong một nơi duy nhất.
Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào các chuỗi email dài hoặc các kênh thông báo rời rạc. Nhân viên không cần mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin trong nhiều hệ thống khác nhau.
Khi thông tin nội bộ dễ truy cập hơn, hiệu quả giao tiếp được cải thiện. Nhân viên cũng có thêm cơ hội cập nhật tình hình công ty và tham gia vào các hoạt động chia sẻ kiến thức.
Kết quả: Vận hành hiệu quả và gắn kết hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, PJ Parawood ghi nhận nhiều cải thiện quan trọng trong vận hành. Việc theo dõi sản xuất theo thời gian thực giúp tối ưu quy trình và sử dụng máy móc hiệu quả hơn. Quy trình tài liệu được số hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm công việc thủ công.
Dữ liệu bán hàng được hợp nhất giúp ban quản lý nhìn rõ hiệu suất trên nhiều kênh. QC inspection và báo cáo sự cố được số hóa giúp tăng tốc xử lý và cải thiện độ chính xác. Lark Moments và Workplace cũng giúp tăng mức độ gắn kết nhân viên và chia sẻ kiến thức nội bộ.
Những thay đổi này cho thấy Lark không chỉ hỗ trợ từng phòng ban riêng lẻ. Nền tảng này giúp kết nối nhiều lớp vận hành của PJ Parawood, từ nhà máy, sales, chất lượng đến truyền thông nội bộ.
Bài học cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối
Câu chuyện của PJ Parawood cho thấy các doanh nghiệp sản xuất đang mở rộng toàn cầu cần nhiều hơn một công cụ giao tiếp. Họ cần một nền tảng có thể kết nối dữ liệu sản xuất, tài liệu, bán hàng, QC và nhân viên trong cùng một hệ thống.
Lark Suite phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều quy trình liên phòng ban và yêu cầu dữ liệu theo thời gian thực. Nền tảng này giúp giảm sự phân mảnh công cụ, cải thiện khả năng theo dõi và tăng tốc phản hồi khi có vấn đề phát sinh.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam, đây là một ví dụ thực tế về cách dùng nền tảng all-in-one để nâng cao hiệu quả vận hành, chuẩn hóa tài liệu và xây dựng môi trường làm việc gắn kết hơn.
Kết luận
PJ Parawood đã sử dụng Lark Suite để tối ưu sản xuất, số hóa tài liệu, hợp nhất dữ liệu bán hàng, cải thiện QC và tăng gắn kết nhân viên. Từ Lark Bot, Approval, Wiki, Base đến Moments và Workplace, doanh nghiệp có thể kết nối nhiều hoạt động quan trọng trong cùng một nền tảng.
Câu chuyện này cho thấy chuyển đổi số trong sản xuất không chỉ nằm ở việc tự động hóa máy móc. Giá trị lớn hơn đến từ việc kết nối dữ liệu, quy trình và con người để tạo ra một hệ thống vận hành minh bạch hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của PJ Parawood như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp sản xuất và phân phối có thể tối ưu vận hành, tăng khả năng quản trị dữ liệu và mở rộng tăng trưởng bền vững hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
