Outlandish là một công ty digital marketing toàn cầu, chuyên về TikTok Shop, affiliate marketing và social commerce. Doanh nghiệp hỗ trợ các thương hiệu mở rộng ra thị trường quốc tế, vận hành tài khoản mạng xã hội quy mô lớn và sản xuất hàng nghìn video gốc cho nhiều chiến dịch truyền thông khác nhau.
Với đặc thù làm việc toàn cầu, đội ngũ của Outlandish phân bổ tại nhiều quốc gia như Trung Quốc, Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và Philippines. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường quốc tế linh hoạt hơn, nhưng cũng tạo ra thách thức lớn về giao tiếp, quản lý dự án và phối hợp giữa các múi giờ.
Để kết nối đội ngũ từ xa, giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc và tối ưu chi phí phần mềm, Outlandish lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Với Lark, doanh nghiệp có thể tập trung giao tiếp, họp, email, tài liệu, lịch, dữ liệu và quản lý dự án trong cùng một hệ thống.
Thách thức: Đội ngũ toàn cầu cần một nền tảng thống nhất
Trước khi sử dụng Lark Suite, Outlandish gặp khó khăn trong việc kết nối đội ngũ làm việc từ xa trên nhiều khu vực khác nhau. Mỗi thị trường có lịch làm việc, múi giờ và thói quen giao tiếp riêng, khiến việc cập nhật thông tin và phối hợp dự án trở nên phức tạp hơn.
Khi một đội ngũ làm việc trên nhiều quốc gia, việc chỉ dựa vào một hoặc hai công cụ riêng lẻ không còn đủ hiệu quả. Nhân viên cần nhắn tin, họp, chia sẻ tài liệu, cập nhật tiến độ, quản lý khách hàng và xử lý dữ liệu trong cùng một luồng công việc.
Nếu các hoạt động này nằm trên nhiều nền tảng khác nhau, thông tin dễ bị phân tán. Một phần dữ liệu có thể nằm trong email, phần khác trong file tài liệu, còn phần còn lại trong ứng dụng quản lý công việc hoặc nhóm chat.
Outlandish cần một hệ thống giúp mọi người cùng làm việc trong một không gian chung, bất kể họ đang ở khu vực nào.
Hơn 10 công cụ cộng tác tạo ra chi phí và sự phức tạp
Trước khi chuyển sang Lark, Outlandish sử dụng hơn 10 công cụ cộng tác khác nhau, bao gồm Google Workspace, Microsoft Office, Zoom, Monday.com, WhatsApp, Calendly và nhiều nền tảng khác.
Mỗi công cụ giải quyết một nhu cầu riêng, nhưng tổng thể lại tạo ra một hệ thống vận hành phức tạp. Nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng chỉ để hoàn thành một chuỗi công việc đơn giản.
Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc mà còn làm tăng chi phí vận hành. Khi doanh nghiệp phải trả phí cho nhiều công cụ riêng biệt, tổng chi phí phần mềm mỗi năm có thể trở thành gánh nặng đáng kể.
Với một công ty digital marketing đang tăng trưởng, Outlandish cần một giải pháp vừa tiết kiệm hơn, vừa giúp đội ngũ cộng tác nhanh hơn.
Công cụ bị giới hạn theo khu vực gây gián đoạn giao tiếp
Một thách thức khác của Outlandish là không phải ứng dụng cộng tác nào cũng dễ sử dụng ở mọi khu vực. Khi nhân viên làm việc tại nhiều quốc gia, một số công cụ có thể không khả dụng hoặc không hoạt động ổn định tại một số địa điểm.
Điều này khiến giao tiếp toàn cầu bị gián đoạn. Một nhóm có thể quen dùng một công cụ, trong khi nhóm khác lại phải dùng nền tảng khác. Khi đó, dữ liệu và trao đổi nội bộ bị chia nhỏ thành nhiều kênh riêng biệt.
Đối với Outlandish, đây là vấn đề nghiêm trọng vì công việc marketing quốc tế đòi hỏi tốc độ phản hồi nhanh. Nếu nhóm ở các khu vực không thể trao đổi liền mạch, quá trình sản xuất nội dung, quản lý chiến dịch và làm việc với khách hàng có thể bị chậm.
Giải pháp: Đưa toàn bộ công việc vào Lark Suite
Outlandish lựa chọn Lark Suite để hợp nhất nhiều hoạt động làm việc vào một nền tảng duy nhất. Thay vì tiếp tục kết hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp chuyển sang một hệ thống tích hợp gồm chat, họp trực tuyến, email, lịch, tài liệu trực tuyến và quản lý dữ liệu.
Điểm mạnh của Lark là mọi công cụ không hoạt động tách biệt. Tin nhắn, tài liệu, cuộc họp, lịch và dữ liệu có thể kết nối với nhau trong cùng một luồng công việc.
Điều này giúp Outlandish giảm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng. Nhân viên có thể trao đổi trong chat, mở tài liệu, lên lịch họp, cập nhật dự án và truy cập dữ liệu mà không phải rời khỏi nền tảng.
Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí công cụ mà còn cải thiện tốc độ phối hợp nội bộ.
Lark Messenger và Meetings kết nối đội ngũ từ xa
Vì đội ngũ Outlandish phân bổ tại nhiều quốc gia, giao tiếp là nền tảng quan trọng nhất trong vận hành. Lark Messenger và Lark Meetings giúp nhân viên trao đổi nhanh, họp trực tuyến và duy trì kết nối với đồng đội dù không làm việc cùng văn phòng.
Các nhóm có thể tạo không gian chat riêng theo khu vực hoặc phòng ban. Ví dụ, nhóm tại Vương quốc Anh có thể tập trung vào ad management, trong khi nhóm tại Hoa Kỳ tập trung vào livestream operations. Việc tách nhóm theo chức năng giúp cuộc trò chuyện rõ ràng hơn và giảm nhiễu thông tin.
Bên cạnh đó, Lark giúp đội ngũ xây dựng cảm giác cộng đồng thông qua chat nhóm, họp có camera và các kênh trao đổi nội bộ. Với doanh nghiệp làm việc từ xa, đây là yếu tố quan trọng để giữ tinh thần đội nhóm và tránh cảm giác bị tách biệt.
Làm việc xuyên múi giờ dễ dàng hơn
Khi nhân viên ở nhiều quốc gia cùng phối hợp, chênh lệch múi giờ là một rào cản lớn. Nếu không có công cụ hỗ trợ, việc đặt lịch họp có thể gây nhầm lẫn hoặc làm phiền đồng nghiệp ngoài giờ làm việc.
Lark Suite hỗ trợ hiển thị múi giờ của đồng nghiệp, giúp đội ngũ cân nhắc lịch làm việc của nhau khi tạo cuộc họp hoặc gửi thông tin quan trọng.
Điều này giúp Outlandish cộng tác tinh tế và hiệu quả hơn. Nhân viên có thể chủ động chọn thời điểm phù hợp, giảm tình trạng trao đổi không đúng giờ và cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa.
Khi đội ngũ toàn cầu hiểu rõ bối cảnh thời gian của nhau, quá trình hợp tác sẽ mượt mà hơn và ít phát sinh chậm trễ hơn.
Lark giúp tăng hiệu quả làm việc 30%
Sau khi chuyển sang Lark, Outlandish ghi nhận hiệu quả làm việc được cải thiện 30%. Sự cải thiện này đến từ việc các công cụ quan trọng như nhắn tin, email, lịch, tài liệu trực tuyến và họp được đặt trong cùng một ứng dụng.
Thay vì mở nhiều nền tảng để tìm thông tin, nhân viên có thể xử lý công việc nhanh hơn trong một hệ thống thống nhất. Điều này đặc biệt hữu ích với các đội ngũ sản xuất nội dung và quản lý chiến dịch, nơi tốc độ phản hồi ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án.
Lark giúp Outlandish giảm các khoảng trống trong giao tiếp. Khi mọi người cùng sử dụng một nền tảng, việc theo dõi thông tin, phối hợp nhiệm vụ và cập nhật dự án trở nên rõ ràng hơn.
Lark Base thay thế bảng tính và hệ thống tùy chỉnh phức tạp
Một trong những công cụ quan trọng nhất với Outlandish là Lark Base. Đây là nền tảng no-code giúp doanh nghiệp xây dựng dashboard, cơ sở dữ liệu và workflow tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế.
Outlandish sử dụng Lark Base để quản lý nhiều hoạt động như CRM, project management và creator management. Thay vì dùng bảng tính truyền thống hoặc phải xây dựng một hệ thống nội bộ phức tạp, đội ngũ có thể tạo cơ sở dữ liệu phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành.
Điều này đặc biệt quan trọng với công ty digital marketing, vì dữ liệu khách hàng, creator, dự án và chiến dịch cần được tổ chức rõ ràng. Lark Base giúp Outlandish tập trung dữ liệu vào một nơi, dễ tìm kiếm hơn và dễ mở rộng hơn khi số lượng khách hàng tăng lên.
Quản lý creator và khách hàng bằng phân quyền nâng cao
Outlandish cần làm việc với nhiều khách hàng và nhiều creator khác nhau. Mỗi khách hàng cần nhìn thấy dữ liệu liên quan đến creator của mình, nhưng không nên truy cập dữ liệu của khách hàng khác.
Với Lark Base, Outlandish có thể thiết lập phân quyền nâng cao cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng chỉ xem được phần dữ liệu phù hợp với họ, trong khi đội ngũ nội bộ vẫn có thể quản lý toàn bộ thông tin trong một hệ thống chung.
Cách làm này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính minh bạch, vừa bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Đội ngũ không cần tạo nhiều file riêng biệt cho từng khách hàng, cũng không cần xây dựng một hệ thống tùy chỉnh từ đầu.
Lark Base giúp Outlandish tạo hệ thống nhanh hơn, linh hoạt hơn và tiết kiệm hơn.
Dashboard và BI giúp theo dõi công việc rõ ràng hơn
Ngoài việc lưu trữ dữ liệu, Lark Base còn hỗ trợ Outlandish xây dựng dashboard và hệ thống business intelligence ngay trong nền tảng. Điều này giúp đội ngũ theo dõi công việc, tìm kiếm thông tin và xem báo cáo nhanh hơn.
Dashboard giúp dữ liệu trở nên trực quan hơn. Thay vì xem hàng loạt dòng thông tin trong bảng tính, đội ngũ có thể theo dõi tiến độ dự án, tình trạng creator hoặc dữ liệu khách hàng qua giao diện dễ hiểu hơn.
Với một doanh nghiệp sản xuất nhiều nội dung và quản lý nhiều chiến dịch, khả năng nhìn thấy dữ liệu theo thời gian thực giúp việc ra quyết định trở nên nhanh hơn. Quản lý có thể phát hiện điểm nghẽn sớm hơn và điều chỉnh nguồn lực kịp thời.
Tiết kiệm thời gian nhờ workflow tự động
Lark không chỉ giúp Outlandish lưu trữ dữ liệu tốt hơn. Nền tảng này còn hỗ trợ tự động hóa các bước lặp lại trong quy trình làm việc.
Nhờ workflow tự động và dữ liệu tập trung, đội ngũ Outlandish có thể tiết kiệm tới một giờ mỗi ngày cho các công việc thủ công. Một số tác vụ trước đây phải cập nhật bằng tay nay có thể được chuẩn hóa trong Base, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
Với các nhóm làm việc từ xa, tự động hóa cũng giúp đảm bảo rằng mọi người nhận được cập nhật đúng lúc. Thay vì phải nhắc nhau thủ công qua nhiều ứng dụng, hệ thống có thể hỗ trợ phân luồng và hiển thị dữ liệu rõ ràng hơn.
Tiết kiệm hơn 20.000 USD mỗi năm cho chi phí công cụ
Một kết quả nổi bật của Outlandish là doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 20.000 USD mỗi năm chỉ riêng chi phí đăng ký các công cụ cộng tác.
Trước đây, việc dùng nhiều phần mềm tách biệt khiến doanh nghiệp phải trả phí cho nhiều gói dịch vụ khác nhau. Sau khi chuyển sang Lark Suite, nhiều nhu cầu được hợp nhất trong một nền tảng, giúp tổng chi phí giảm đáng kể.
Đây là lợi ích quan trọng với các công ty đang mở rộng. Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng người dùng phần mềm càng tăng. Nếu mỗi chức năng cần một công cụ riêng, chi phí sẽ tiếp tục phình to theo quy mô.
Lark giúp Outlandish kiểm soát chi phí tốt hơn mà vẫn nâng cao hiệu quả làm việc.
Từ giảm chi phí đến tăng năng lực vận hành
Dù tiết kiệm chi phí là kết quả dễ nhìn thấy, giá trị lớn hơn của Lark nằm ở việc giúp Outlandish xây dựng một mô hình vận hành tinh gọn hơn.
Khi toàn bộ đội ngũ sử dụng cùng một nền tảng, giao tiếp trở nên nhanh hơn. Khi dữ liệu khách hàng và creator được đưa vào Base, việc quản lý trở nên minh bạch hơn. Khi dashboard được cập nhật trong cùng hệ thống, quản lý có thể ra quyết định dựa trên thông tin rõ ràng hơn.
Điều này giúp Outlandish không chỉ giảm chi phí phần mềm. Doanh nghiệp còn tăng khả năng phối hợp, chuẩn hóa quy trình và mở rộng hệ thống làm việc toàn cầu một cách bền vững hơn.
Bài học cho doanh nghiệp digital marketing
Câu chuyện của Outlandish cho thấy các công ty digital marketing không chỉ cần công cụ sáng tạo nội dung. Khi làm việc với nhiều khách hàng, creator, khu vực và chiến dịch, doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, quản lý dự án, CRM, dữ liệu và báo cáo.
Lark Suite phù hợp với các agency, công ty truyền thông và doanh nghiệp social commerce đang làm việc với đội ngũ từ xa. Nền tảng này giúp giảm số lượng công cụ rời rạc, tiết kiệm chi phí và tăng tốc cộng tác giữa các nhóm.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang vận hành marketing, affiliate, TikTok Shop hoặc social commerce, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi hệ thống công cụ được hợp nhất, đội ngũ có thể tập trung nhiều hơn vào sáng tạo, chiến dịch và kết quả kinh doanh.
Kết luận
Outlandish đã sử dụng Lark Suite để kết nối đội ngũ toàn cầu, thay thế hơn 10 công cụ cộng tác, cải thiện hiệu quả làm việc 30% và tiết kiệm hơn 20.000 USD mỗi năm cho chi phí phần mềm.
Từ Lark Messenger, Lark Meetings, Calendar, Docs đến Lark Base, doanh nghiệp có thể quản lý giao tiếp, khách hàng, creator, dự án và dashboard trong cùng một nền tảng.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Outlandish như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp digital marketing có thể giảm chi phí công cụ, tăng tốc cộng tác và xây dựng hệ thống vận hành toàn cầu hiệu quả hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
