Everbest là thương hiệu bán lẻ nổi tiếng với các sản phẩm giày dép, túi xách và phụ kiện có thiết kế chất lượng nhưng vẫn giữ mức giá dễ tiếp cận. Được thành lập từ năm 1979 tại Indonesia, Everbest đã mở rộng hoạt động qua nhiều thị trường như Đông Nam Á, Vương quốc Anh, Mauritius và Australia thông qua hệ thống cửa hàng bán lẻ và kênh bán hàng trực tuyến.
Khi doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng, Everbest cần duy trì chất lượng sản phẩm, tốc độ vận hành và khả năng phối hợp giữa nhiều đội ngũ. Với ngành bán lẻ, điều này đặc biệt quan trọng vì các hoạt động như mở cửa hàng mới, quản lý tồn kho, cập nhật SOP, triển khai chiến dịch marketing và xử lý phê duyệt đều cần được thực hiện nhanh, chính xác và minh bạch.
Để giải quyết những thách thức này, Everbest lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp tập trung quy trình, cải thiện giao tiếp nội bộ, tăng tính minh bạch và xây dựng nền tảng vận hành bền vững hơn.
Thách thức: Công cụ rời rạc làm chậm phối hợp nội bộ
Trước khi triển khai Lark Suite, Everbest sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho các nhu cầu làm việc hằng ngày. Nhân viên phải chuyển đổi giữa ứng dụng nhắn tin, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, phê duyệt, chấm công và quản lý dự án.
Khi mỗi hoạt động nằm trên một nền tảng riêng, thông tin dễ bị phân tán. Các nhóm phải mất thêm thời gian để tìm dữ liệu, kiểm tra phiên bản tài liệu và xác nhận trạng thái công việc. Điều này khiến việc phối hợp giữa văn phòng, cửa hàng và các bộ phận vận hành trở nên khó đồng bộ hơn.
Đối với một thương hiệu bán lẻ đang mở rộng, sự phân mảnh này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ ra quyết định. Nếu đội ngũ không có cùng một nguồn thông tin, việc triển khai chiến dịch, cập nhật quy trình hoặc xử lý yêu cầu nội bộ sẽ dễ bị chậm trễ.
Rào cản giao tiếp giữa các khu vực
Everbest có đội ngũ làm việc tại nhiều khu vực khác nhau. Vì vậy, giao tiếp xuyên vùng và xuyên ngôn ngữ là một yêu cầu quan trọng trong vận hành.
Khi nhân viên ở nhiều địa điểm cần phối hợp nhưng sử dụng công cụ không đồng bộ, việc truyền đạt thông tin có thể bị gián đoạn. Sự khác biệt về ngôn ngữ cũng khiến một số nội dung khó được hiểu nhanh và chính xác.
Với Lark Suite, Everbest có thể xây dựng một không gian làm việc chung, nơi các nhóm có thể trao đổi, cập nhật và theo dõi công việc dễ dàng hơn. Điều này giúp giảm khoảng cách giữa các bộ phận và hỗ trợ đội ngũ phản hồi nhanh hơn trong công việc hằng ngày.
Lark Base trở thành trung tâm dữ liệu vận hành
Một trong những thay đổi quan trọng nhất của Everbest là sử dụng Lark Base làm cơ sở dữ liệu trung tâm cho hoạt động vận hành. Thay vì gửi cập nhật qua nhiều nhóm chat hoặc file riêng lẻ, nhân viên có thể điền thông tin vào các biểu mẫu chuẩn hóa.
Dữ liệu sau đó được tự động ghi nhận vào một cơ sở dữ liệu chung. Hệ thống này giúp Everbest quản lý nhiều loại thông tin quan trọng, từ danh sách sản phẩm, dữ liệu giao hàng, thông tin cửa hàng, tiến độ mở cửa hàng mới đến yêu cầu nội dung marketing.
Nhờ cách làm này, dữ liệu không còn bị rải rác ở nhiều nơi. Đội ngũ văn phòng có thể nắm được tình hình thực tế tại cửa hàng, trong khi nhân viên tuyến đầu cũng dễ dàng cập nhật thông tin theo đúng mục tiêu chung của công ty.
Dashboard thời gian thực giúp quản lý minh bạch hơn
Với Lark Base, Everbest có thể xây dựng dashboard theo thời gian thực để theo dõi tiến độ của nhiều hoạt động khác nhau. Các nhà quản lý có thể xem tình trạng mở cửa hàng mới, chiến dịch marketing, yêu cầu đang chờ xử lý và các dữ liệu vận hành quan trọng ngay trong một hệ thống.
Trước đây, người quản lý có thể phải kiểm tra nhiều file, email hoặc tin nhắn cũ để biết dự án nào đang đúng tiến độ. Sau khi dùng Lark, việc theo dõi trở nên trực quan hơn và ít phụ thuộc vào đối chiếu thủ công.
Lark Base cũng hỗ trợ phân quyền nâng cao. Điều này giúp Everbest đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu nhạy cảm. Với doanh nghiệp bán lẻ có nhiều bộ phận, khả năng kiểm soát quyền truy cập là yếu tố quan trọng để bảo vệ thông tin và duy trì tính chính xác của dữ liệu.
Wiki và Docs tạo một nguồn thông tin thống nhất
Trong vận hành bán lẻ, SOP, hướng dẫn nội bộ, thông báo công ty và tài liệu chiến lược cần được cập nhật liên tục. Nếu mỗi phòng ban lưu tài liệu ở một nơi khác nhau, nhân viên rất dễ dùng nhầm phiên bản cũ hoặc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Everbest sử dụng Lark Wiki và Lark Docs để tập trung các tài liệu quan trọng vào một kho thông tin thống nhất. Từ SOP chi tiết đến định hướng chiến lược, mọi người đều có thể truy cập cùng một phiên bản tài liệu đang được cập nhật theo thời gian thực.
Mỗi phòng ban cũng có thể xây dựng wiki riêng để lưu trữ tài liệu đặc thù. Điều này giúp các hướng dẫn nội bộ luôn rõ ràng, dễ tìm và dễ cập nhật khi quy trình thay đổi.
Hỗ trợ nhân viên tuyến đầu truy cập thông tin dễ hơn
Đối với nhân viên cửa hàng, khả năng truy cập thông tin nhanh trên điện thoại là rất quan trọng. Họ có thể cần xem SOP, cập nhật chương trình khuyến mãi, thông báo nội bộ hoặc hướng dẫn vận hành ngay trong ca làm việc.
Lark giúp Everbest đưa các tài liệu này đến gần nhân viên tuyến đầu hơn. Nhân viên có thể truy cập tài liệu trên thiết bị di động mà không cần tìm kiếm qua nhiều kênh khác nhau.
Điều này giúp giảm sự thiếu nhất quán trong triển khai. Khi mọi người cùng xem một nguồn thông tin chính thức, các cửa hàng có thể thực hiện quy trình đồng đều hơn và phản hồi nhanh hơn trước các thay đổi từ công ty.
Lark Approval tăng tốc quy trình phê duyệt
Trước đây, các quy trình phê duyệt tại Everbest có thể mất nhiều thời gian vì nhân viên phải tìm đúng người phụ trách, gửi yêu cầu qua email hoặc chờ xác nhận thủ công. Trong nhiều trường hợp, yêu cầu có thể bị trôi trong hộp thư hoặc thiếu cập nhật trạng thái rõ ràng.
Với Lark Approval, các yêu cầu được tự động chuyển đến đúng người phê duyệt. Người phụ trách nhận thông báo ngay trong Lark Messenger, giúp giảm nguy cơ bỏ sót yêu cầu.
Sau khi yêu cầu được phê duyệt, người gửi cũng nhận được cập nhật theo thời gian thực. Toàn bộ lịch sử phê duyệt được lưu lại trong hệ thống tập trung, giúp đội ngũ dễ kiểm tra lại khi cần.
Xây dựng văn hóa kết nối với Lark Moments
Bên cạnh vận hành, Everbest cũng sử dụng Lark Moments để tăng sự kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đây là không gian để đội ngũ chia sẻ hình ảnh, video, câu chuyện nội bộ, hoạt động team-building, sự kiện thường niên và các thành tích trong công việc.
Các tính năng tương tác như bình luận và biểu cảm giúp nhân viên cảm thấy gần gũi hơn với tổ chức. Ban lãnh đạo cũng có thể tương tác trực tiếp với nhân viên, từ đó tăng sự gắn kết giữa quản lý và đội ngũ tuyến đầu.
Với một thương hiệu bán lẻ có nhiều cửa hàng và nhiều nhóm làm việc, văn hóa kết nối là yếu tố quan trọng để duy trì tinh thần chung. Lark Moments giúp Everbest biến giao tiếp nội bộ thành một hoạt động cởi mở và gần gũi hơn.
Kết quả: Vận hành tập trung, minh bạch và hiệu quả hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, Everbest có thể hợp nhất nhiều hoạt động quan trọng vào cùng một nền tảng. Lark Base giúp tự động hóa quy trình và tập trung dữ liệu vận hành. Lark Wiki và Docs giúp tạo một nguồn tài liệu thống nhất. Lark Approval giúp tăng tốc phê duyệt. Lark Moments giúp củng cố văn hóa nội bộ.
Những thay đổi này giúp Everbest giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc. Các nhóm có thể theo dõi công việc rõ hơn, cập nhật dữ liệu nhanh hơn và phối hợp minh bạch hơn.
Quan trọng hơn, Lark giúp Everbest duy trì sự linh hoạt trong khi vẫn kiểm soát tốt chất lượng vận hành. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiếp tục mang đến sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý.
Bài học cho doanh nghiệp bán lẻ
Câu chuyện của Everbest cho thấy các doanh nghiệp bán lẻ không chỉ cần công cụ giao tiếp. Họ cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, dữ liệu, tài liệu, phê duyệt và văn hóa nội bộ trong cùng một hệ thống.
Khi quy mô tăng lên, việc sử dụng quá nhiều công cụ tách rời có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian cho các thao tác không tạo ra giá trị. Ngược lại, một nền tảng all-in-one như Lark Suite giúp đội ngũ làm việc tập trung hơn và ra quyết định nhanh hơn.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang mở rộng hệ thống cửa hàng, chuỗi bán lẻ hoặc đội ngũ tuyến đầu, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Việc số hóa vận hành không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát.
Kết luận
Everbest đã sử dụng Lark Suite để xây dựng một môi trường làm việc thống nhất hơn, nơi dữ liệu vận hành, tài liệu nội bộ, quy trình phê duyệt và giao tiếp nhân viên được kết nối trong cùng một nền tảng.
Từ quản lý cửa hàng, cập nhật SOP, theo dõi chiến dịch marketing đến tăng cường văn hóa nội bộ, Lark giúp Everbest vận hành nhanh hơn, rõ ràng hơn và bền vững hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện này như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp bán lẻ có thể dùng nền tảng all-in-one để nâng cao hiệu quả vận hành, giảm phân mảnh công cụ và xây dựng đội ngũ kết nối hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
